ســيـــاســة  الإبلاغ عن المخالفات

أولا / الإبلاغ عن المخالفات

هو قيمة أخلاقية وسياسية يجب تأصيلها  من منطلق شرعي لتكون هي الأصل في حماية الجمعية والمحافظة عليها .

ثانياً /   الهدف

 يتمثل الهدف من هذه السياسة في ما يلي :-

• حث الزملاء على الإبلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية على علم بها؛
• تقديم وسيلة سرية للزملاء بغرض الإبلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية؛
• حماية الأفراد المبلغين بحسن نية عن وقائع الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية؛
• ·  الارتقاء بمستوى التواصل والشفافية.

 ثالثاً /  مصطلحات السياسة

• الاحتيال:

تعرف الجمعية  الاحتيال على أنه تصرف أو ممارسة غير أخلاقية أو غير نظامية أو غير قانونية تتسم بعدم الأمانة وبالنية المبنية لإخفاء حقيقة ما، سواء بالكلمات أو بالتصرف أو بالتزييف، ما من شأنه أن يسفر عن خسارة مالية أو غير مالية للجمعية .

ويدخل في عداد ذلك الممارسات المحاسبية المغلوطة أو إعداد التقارير المالية المغلوطة بنية الاحتيال.

• الأمور غير الأخلاقية

: يقصد بها التصرفات أو الممارسات المقصودة أو غير المقصودة التي تنافي الأخلاق القويمة وتضر بالسمعة وتفتقر إلى الإنصاف أو لا تتوافق مع معايير العمل المعتمدة لدى الجمعية  أو السلوك المهني أو الاجتماعي السديد.

• المبلغ:

هو الشخص الذي يبلغ عن واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية داخل الجمعية ، وكذلك في أوساط أصحاب الشأن والجهات التي تزاول الأعمال مع الجمعية . ويدخل في ذلك – على سبيل المثال لا الحصر – وكلاء الأطراف الخارجية وممثليها، ويشمل ذلك الاستشاريين والمقاولين والموردين والبائعين والمقاولين من الباطن والوكلاء.

• الإبلاغ:

هو العملية المتبعة في التبليغ عن واقعة الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية داخل الجمعية .

رابعاً / تقييم المخاطر

 إن الإخفاق أو الإهمال في الالتزام بأحكام هذه السياسة قد يعرض الجمعية  لعدد من المخاطر التي تشمل -على سبيل المثال لا الحصر – ما يلي

• الإخفاق في رصد ووقف أي واقعة احتيال قد تفضي إلى خسارة مادية أو ضرر إداري أومعنوي.
• ·  تدهور سمعة الجمعية  وصورتها وتراجعها سلبا بسبب الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية .
• ·  الإخفاق في استعادة الأصول المسروقة أو إصلاح الضرر الإداري أو المعنوي .
• المخاطر القانونية المحتملة .

خامساً /  من المسئول عن الابلاغ  

أي موظف أو عضو بمجلس الإدارة أو طرف خارجي علم أو يعلم بوقوع تصرفات أو أحداث أو سلوك أو ممارسات غير أخلاقية أو غير قويمة، وكذلك أي مخالفة لسياسات الجمعية  وإجراءاتها  وقواعدها وأنظمتها ويشار إلى أي منها فيما يلي بلفظ (مخالفة) إنما يكون مسؤولأ  بل وملزما بالإبلاغ عن التصرف وفقا لسياسة الجمعية .

سادساً  /  إجراءات الإبلاغ

 يجوز لأي موظف أو عضو بمجلس الإدارة أو الى طرف خارجي إبلاغ الجمعية  بالحالات المتعلقة بالسلوك الأخلاقي أو المخالفات الواقعة من خلال  الإجراءات التالية :-

1. بصفته لشخصه .
2. بالكتابة .
3. بالهاتف .

سابعاً /  سرية المعلومات وسرية الهوية

كل المخالفات المبلغ عنها تعامل بسرية كاملة على مستوى المعلومات والهوية. وقد توجد حالات تقتضي التحقيق الخارجي بمعرفة السلطات الحكومية المختصة، لكن يمكن الاطمئنان التام إلى الإبقاء على سرية هوية المبلغ وتوفير الحماية له بأقصى قدر ممكن. ولن يعلم أحد بشأن إجراء التحقيق في البلاغات أو يشارك فيها إلا من تقتضي إجراءات التحقيق علمهم أو مشاركتهم إلا قبضة مصلحة النظام والقانون الإفصاح عنه .

ثامناً / حماية المبلغ :

يمكن الإبلاغ عن المخالفة دون خوف من التعرض للمضايقة أو تأثير سلبي على الدرجة الوظيفية أو الفصل من العمل أو التعرض لإجراء تأديبي أو إجراء انتقامي أو تعليق العمل أو إلى تهديدات أو أي وسيلة من وسائل التمييز أو الانتقام من جانب الجمعية

تاسعاً / التحقيق في المخالفات المبلغ عنها

تخضع كل البالغات المقدمة للمراجعة والتحقيق على يد أفراد مفوضين في ذلك بتكليف من الجمعية لمراجعة الحالات المتعلقة بالسلوك الأخلاقي وتقتضي السياسة بإخضاعها للتحقيق الدقيق والكامل وإدارتها على الوجه المناسب وفي الوقت المناسب.

عاشراً /  الإجراء التصحيحي

بعد استكمال التحقيق، يحدد أصحاب الشأن المشرفين المعنيين ما إذا كانت الحالة تقتضي إجراء ً تقويميا تصحيحيا ً من عدمه. بناءا عليه يتحدد الإجراء التقويمي  كما يلي :

1. إجراء داخلي تصحيحي
2. الإجراء التأديبي؛
3. الفصل  من العمل
4. استعادة الأصول
5. رفع دعوى تأمين
6. الشروع في إجراءات قانونية

هذا وصلى الله على نبينا محمد

إقرار اللائحة

الحمد لله وحده والصلاة والسلام على من لا نبي بعده

فقد اطلع المجلس في جلسته رقم (   5   ) وتاريخ   22 / 10 /  1438  هـ

على وثيقة الجمعية في سياسة الإبلاغ عن المخالفات – وتم إقرارها والموافقة عليها والعمل بموجبها       اعتباراً من تاريخه .