اولاً/ تتمثل تبرعات الجمعية في المساهمات التي يتم الحصول عليها من الأفراد والمنظمات والجهات المانحة المختلفة، وكذلك الزكوات والأموال المحصلة من الأوقاف والهبات وغيرها، كما تمثل إيرادات الجمعية كل ما تحصل عليه من إيرادات عن عملياتها الجارية المختلفة أو الرأسمالية الناتجة عن بيع أصل من الأصول أو قروض حسنة أو تمويل إضافي.
ثانياً/ يتم الاستفادة من هذه التبرعات والهبات على النحو التالي:
1. مقيدة ويستفاد منها حسب ما خصصت له وفق لوائح الجمعية.
2. غير مقيدة او يتم الاستفادة منها في كافة أنشطة الجمعية حسب حاجتها.
ثالثاً/ يتم إثبات التبرعات بكافة صورها سواءً كانت نقدية أو عينية أو على شكل خدمات في النظام المالي للجمعية حسب التعليمات والمعايير الخاصة بذلك.
رابعاً/ تمثل موارد وإيرادات الجمعية على سبيل المثال لا حصر في التالي:
1. الإعانة السنوية التي تقدمها حكومة خادم الحرمين الشريفين.
2. الإعانات والهبات والتبرعات والأوقاف والوصايا التي يقرر مجلس الإدارة قبولها.
3. التبرعات للأنشطة والبرامج التي تقوم بها الجمعية.
4. مساهمات عامة للجمعية وتبرعات الدعم التي تأتي من كافة المصادر للجمعية.
5. عائدات الاستثمار في الأعمال التي تتفق مع سياسة وأهداف الجمعية.
6. الإيرادات الأخرى (رسوم دورات، إيجارات عقارات، ريع الأوقاف، مبيعات خيرية، رسوم العضوية، الخ…).
خامساً/ يحرر سند قبض للمبالغ التي يتم قبضها في منافذ استقبال التبرعات وإدارة تنمية الموارد، ويتضمن هذا المستند المعلومات التالية:
1. قيمة التبرع بالأرقام والحروف.
2.التاريخ.
3. نوع التبرع (زكاة، عام، كفارة، إلخ…).
4. طريقة التبرع (نقداً أو شيكات أو عيناً أو تحويل، رقم الشيك، البنك المسحوب عليه).
7. اسم المتبرع.
8. بيانات المتبرع (عنوانه رقم هاتفه).
9. اسم الجمعية وشعارها.
10. يعتمد سند القبض من المستلم والمشرف المالي ورئيس الجمعية.
سادساً/ يتم توريد الإيرادات والتبرعات وكافة المتحصلات النقدية إلى البنك وتودع في حساب الجمعية، ولا يجوز بقاءها في عهدة المشرف المالي أكثر من اليوم التالي، وإن كان اليوم التالي أحد العطلات الرسمية فيتم إيداعها فور انتهاء هذه العطلات، وذلك بموجب إذن توريد نقدية للبنك بعد اعتماده من الشؤون المالية ويعتبر أمين الخزينة مسؤولاً عما بعدته من نقود أو شيكات أو أوراق ذات قيمة ولا يجوز الصرف من هذه المبالغ بأي حال من الأحوال.
سابعاً/ يتم حصر وتقييم التبرعات العينية وتثبت كتبرع للجمعية بعد استيفاء جميع المستندات اللازمة، وبيع ما يمكن بيعه ويتم إثبات قيمتها بعد البيع بسند قبض نقدي كتبرع للجمعية.
ثامناً/ التبرعات عن طريق الإيداعات المباشرة في الحسابات البنكية المخصصة للمشاريع والأنشطة لا يحرر عنها سندات قبض وتسجل محاسبياً لصالح المناشط أو الجهات المفتوح لها الحساب البنكي، وفي حالة طلب المتبرع ما يفيد بتبرعه يحرر له إشعار دائن بقيمة التبرع بعد التأكد من تسجيل القيمة في البنك لصالح الجمعية.
تاسعًا/ التبرعات عن طريق الإيداعات المباشرة في حسابات الجمعية البنكية العامة غير المخصصة للمشاريع والأنشطة لا يحرر عنها سندات قبض وتعالج كالتالي:
تسجل محاسبياً كتبرعات عامة ما لم يرد إشعار من المتبرع يفيد بتخصيص ما تبرع به لمنشط محدد، وفي حالة طلب المتبرع ما يفيد بقيمة تبرعه يحرر له إشعار دائن بقيمة التبرع بعد التأكد من تسجيل القيمة في البنك لصالح الجمعية.
عاشراً/ الأمر المستديم: هو أمر من متبرع بمبلغ محدد في تاريخ محدد يخصم من حسابه بصفة مستمرة (يحدد المدة المتبرع) لحساب محدد من حسابات الجمعية في البنك المسحوب عليه الأمر المستديم.
ويحرر سند قبض جماعي نهاية كل شهر سنوي على:
1. المبلغ الإجمالي.
2. التاريخ.
3. اسم الحساب المودع له.
اعتماد مجلس الإدارة
تم اعتماد [إجراءات التعامل مع المقبوضات] بجمعية الحلوة الخيرية في اجتماع مجلس الإدارة بجلسته (الخامسة) المنعقدة بتاريخ 29 / 11/ 1443 هـ الموافق 28/ 6/ 2022 م.
