المقدمة
يتعين على مجلس الإدارة اعتماد نظام رقابة داخلية للجمعية لتقييم السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة المخاطر وتطبيق أحام قواعد الحوكمة الخاصة بالجمعية التي تم اعتماده من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتقيد بالأنظمة واللوائح ذات الصلة، ويجب أن يضمن هذا النظام اتباع معايير واضحة للمسؤولية في جميع المستويات التنفيذية في الجمعية ، وأن عاملات الأطراف ذات العلاقة تتم وفقاً للأحكام والضوابط الخاصة بها. وتتمثل الرقابة الداخلية مجموعة الاجراءات المكتوبة في شكل خطة محددة تهدف إلى حماية موارد وممتلكات وأصول الجمعية من أي تصرفات غير مرغوب فيها وتحقيق دقة البيانات والمعلومات المالية التي ينتجها النظام المحاسبي في الجمعية وتحقيق كفاءة استخدام الموارد البشرية و المادية بطريقة مثلى في نطاق الالتزام بالسياسات و النظم و القوانين و اللوائح الي تحكم طبيعة العمل داخل الجمعية. وبناء عليه وبعد الاطلاع على نظام الجمعيات وتعديلاته وبعد الاطلاع على نظام حوكمة الجمعيات و لوائحه ، وبعد الاطلاع على نظام الجمعية الاساسي قرر مجلس إدارة الجمعية بما له من صلاحيات إصدار لائحة نظام الرقابة الداخلية .
المادة الاولى : تعرف الرقابة الداخلية :
يمكن تعريف الرقابة الداخلية بأنها عباره عن مجموعة من الخطط التنظيمية الي صممت من أجل المحافظة على أصول الجمعية والرقابة على استخدامها ، ومراجعة مدى دقة وتوثيق البيانات المحاسبية. وزيادة وتحفيز الكفاءة التشغيلية للجمعية ، وجميع العاملين في الجمعية على إتباع والتقيد بسياستها، وتحسين الهيكل التنظيمي و العمل على تحقيق أهداف الجمعية .
كما يمكن تعريفها ايضاً بأنها نظام لضمان تحقيق أهداف الجمعية بفعالية وكفاءة وإصدار تقارير مالية موثوق بها، والامتثال للقوانين واللوائح والسياسات .فالرقابة الداخلية مفهوم واسع، يتضمن كل ما يسيطر على المخاطر المحتملة للجمعية .
المادة الثانية : أهداف الرقابة الداخلية :
أن الأهداف المراد تحقيقها من نظام الرقابة الداخلية تتمثل فيما يلي :
التحكم في الجمعية : من أجل التحكم بالأنشطة المتعددة للجمعية و عوامل إنتاجها و في نفقاتها وتكاليفها وعوائدها و مختلف السياسات الي وضعت بغية تحقيق ما ترمي إلية ، ينبغي عليها تحديد أهدافها، هياكلها، طرقها وإجراءاتها، من أجل الوصول والوقوف على معلومات ذات مصداقية تعكس الوضعية الحقيقية لها، والمساعدة على خلق رقابة على مختلف العناصر المراد التحكم فيها.
حماية الأصول: من خلال التعاريف ندرك أن أهم أهداف نظام الرقابة الداخلية هو حماية أصول الجمعية من خلال فرض حماية مادية وحماية محاسبية جميع عناصر الأصول ،والتي تمكن الجمعية من البقاء والمحافظة ع أصولها من كل الأخطار الممكنة وكذلك دفع عجلتها الإنتاجية بمساهمة الأصول الموجودة لتمكينها من تحقيق الأهداف المرسومة.
ضمان نوعية المعلومات: بغية ضمان نوعية جيدة للمعلومات ينبغي اختيار دقة ودرجة الاعتماد على البيانات المحاسبية في ظل نظام معلوماتيي يعالج البيانات من أجل الوصول إلى نتائج معلوماتية صحيحة ودقيقة.
تشجيع العمل بكفاءة: إن أحكام نظام الرقابة الداخلية بكل وسائلها داخل الجمعية يمكن من ضمان الاستعمال الأحسن والكفء لموارد الجمعية، ومن تحقيق فعالية نشاطاتها من خلال التحكم في التكاليف بتخفيضها عند حدودها الدنيا.
تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية: إن الالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة من قبل الإدارة تقتضي تطبيق أوامرها لأن جميع واحكام السياسات الإدارية من شأنه أن يكفل للجمعية أهدافها المرسومة بوضوح إطار الخطة التنظيمية من أجل التطبيق الأمثل للأوامر.
المادة الثالثة: عناصر الرقابة الداخلية :
من خلال تعريف الرقابة الداخلية وأهدافها يمكن تحديد أهم العناصر الي يتضمنها نظام الرقابة الداخلية في الجمعية فيما يلي:
اولاً : الرقابة المحاسبية :
تهدف الى اختيار الدقة المحاسبية للمعلومات و مدى الاعتماد عليها . و تعتمد هذه الرقابة على الاستخدام الأمثل لحاسب الآلي و إتباع طريقة القيد المزدوج و حفظ حسابات المراقبة الاجمالية وتجه مواز ين المراجعة الدورة وعمل التدقيق الدوري وغيرها ، وتم تحقيق هذا النوع من الرقابة عن طرق الجوانب التالية :
۱. وضع وتصميم نظام مستندي متكامل وملائم لعمليات الجمعية .
۲. وضع نظام محاسبي متكامل وسليم يتفق وطبيعة نشاط الجمعية .
۳. وضع نظام سليم لجرد أصول وممتلكات الجمعية وفقاً للقواعد المحاسبة المتعارف عليها .
4.وضع نظام لمراقبة وحماية الجمعية و أصولها وممتلكاتها ومتابعتها للتأكد من وجودها واستخدامها فيما خصصت له ومن ذلك إمكانية استخدام حسابات المراقبة الملائمة لذلك .
5.وضع نظام ملائم لمقارنة بيانات سجلات محاسبة المسؤولية عن أصول الجمعية مع نتائج الجرد الفعلي للأصول الموجودة حيازة الجمعية على أساس دوري، وتبع ذلك ضرورة فحص ودراسة أسباب أي اختلافات قد تكشفها هذه المقارنة
6. وضع نظام لإعداد موازين مراجعة بشكل دوري لتحقق من دقة ما تم تسجيله من بيانات ومعلومات مالية خلال الفترة المعد عنها ميزان المراجعة .
۷. وضع نظام لاعتماد نتيجة الجرد و التسويات الجردية بداية الفترة من مسؤول واحد أو أكثر في الجمعية .
ثانياً : الرقابة الادارة :
وتهدف إلى رفع الكفاءة الإنتاجية وإتباع السياسات المرسومة. ويستند إلى تحضير التقارير المالية و الإدارة و الموازنات التقديرية و الدراسات الإحصائية و تقارير الانتاج و البرامج و التدرب وغير ذلك. وتحقق هذا النوع من الرقابة من خلال الجوانب الآتية:
۱. تحديد الأهداف العامة الرئيسة للجمعية وكذلك الأهداف الفرعية على مستو ى الادارات و الأقسام و الي ساعد تحقيق الأهداف العامة الرئيسية، مع وضع توظيف دقيق يمثل هذه الأهداف حتى يسهل توظيفها
۲. وضع نظام لرقابة الخطة التنظيمية في الجمعية لضمان تحقيق ما جاء بها من إجراءات وخطوات و التا تحقيق الأهداف الموضوعة.
۳. وضع نظام لتقدير عناصر النشاط الجمعية على اختلاف أنواعها بشكل دوري بداية كل سنة مالية لتكون هذه التقديرات الأساس عقد المقارنات وتحديد الانحرافات السلبية بصفة خاصة.
٤. وضع نظام خاص لعملية اتخاذ القرارات يضمن سلامة اتخاذها بما لا يتعارض مع مصالح الجمعية و ما يهدف إلى تحقيقه من أهداف وما يصل إلي من نتائج أو على أساس أن أي قرار لا يتخذ إلا بناء على أسس ومعايير معينة وبعد دراسة وافية تبرر ضرورة اتخاذ هذا القرار.
ثالثاً : الضبط الداخلي :
ويشمل الخطة التنظيمية وجميع وسائل التنسيق و الإجراءات الهادفة إلى حماية أصول الجمعية من الاختلاس و الضياع أو سوء الاستعمال، ويعتمد الضبط الداخلي في سبيل تحقيق أهدافه على تقييم العمل مع المراقبة الذاتية حيث يخضع عمل كل موظف لمراجعة موظف آخر شاركه تنفيذ العملية، كما يعتمد على تحديد الاختصاصات و السلطات و المسؤوليات .
المادة الرابعة : مكونات ومبادئ الرقابة الداخلية :
يشتمل أي نظام رقابي على مكونات أساسية لا بد من الاهتمام بها أو دراستها بعناية عند تصميم أو تنفيذ أي نظام رقابي، حيث يمكن الوصول إلى ضمان معقول لتحقيق الأهداف الرقابية وتشتمل هذه المكونات الأساسية لنظام الرقابة على ما يلي :
أولاً : بيئة الرقابة :
تعتبر البيئة الرقابية الايجابية أساسا لكل المعايير حيث أنها تعطي نظاما وبيئة تؤثر على جودة الأنظمة الرقابية وهناك عوامل كثيرة تؤثر عليها أهمها:
۱. نزاهة الادارة والعاملين والقيم الأخلاقية التي يحافظون عليها .
۲. التزام الادارة بالكفاءة بحيث يحافظون على مستوى معين من الكفاءة مما يسمح لهم القيام بواجباتهم إضافة إلى فهم أهمية تطوير تطبيق أنظمة رقابة داخلية فعالة .
۳. فلسفة الادارة، وتعني نظرة الادارة إلى نظم المعلومات المحاسبية وإدارة الأفراد وغيرها .
4.الهيكل التنظيمي للجمعية الذي يحدد إطار للإدارة لتخطيط وتوجيه ورقابة العمليات التي تحقق أهداف الجمعية .
5. أسلوب إدارة الجمعية في تفوض الصلاحيات والمسؤوليات.
6. السياسات الفاعلة للقوى البشرية من حيث سياسات التوظيف والتدرب وغيرها.
۷. علاقة أصحاب المصلحة بالجمعية.
ثانياً : تقييم المخاطر:
تفصح أنظمة الرقابة الداخلية المجال لتقيم المخاطر الي تواجهها الجمعية سواء كانت من المؤثرات الداخلية أو الخارجية، كما يعتبر وضع أهداف ثابتة وواضحة للجمعية شرطا أساسيا لتقيم المخاطر لذلك فإن تقيم المخاطر عبارة عن تحديد و تحليل المخاطر ذات العلاقة و المرتبطة بتحقيق الأهداف المحددة في خطط الأداء الطويلة الأجل ولحظة تحديد المخاطر فإنه من الضروري تحليلها للتعرف على آثارها وذلك من حيث أهميتها وتقدير احتمال حدوثها وكيفية إدارتها و الخطوات الواجب القيام بها.
ثالثاً : النشاطات الرقابية:
النشاطات الرقابية عبارة عن سياسات وإجراءات و آليات تدعم توجهات الإدارة و تضمن القيام بإجراءات لمعالجة المخاطر، ومن أمثلة هذه النشاطات : المصادقات، التأكيدات، مراجعة الأداء والحفاظ على إجراءات الأمن والحفاظ على السجلات بصفة عامة.
رابعاً : المعلومات والاتصالات:
يجب تسجيل المعلومات وإيصالها إلى الإدارة و إلى من يحتاجونها داخل الجمعية وذلك بشكل وإطار زمني يساعدهم على القيام بالرقابة الداخلية و المسؤوليات الأخرى وحتى تستطيع الجمعية أن تعمل وتراقب عملياتها وعلى أن تقوم باتصالات ملائمة يمكن الثقة بها و الوقت المناسب وذلك فيما يتعلق بالأحداث الداخلية و الخارجية، أما فيما يتعلق بالاتصال فإنه يكون فعالا عندما يشمل تدفق المعلومات من الأعلى إلى الأسفل أو العكس بشكل أفقي إضافة إلى قيام الإدارة بالتأكد من وجود اتصال مناسب مع جهات أخرى خارجية قد يكون لها أثر تحقيق الجمعية لأهدافها علاوة على حاجة الإدارة الفعالة لتنقية المعلومات الهامة لتحقيق أحسن اتصال مهم وموثوق به ومستمر لهذه المعلومات.
خامساً: مراقبة النظام:
تعمل مراقبة أنظمة الرقابة الداخلية على تقييم نوعية الأداء في فترة زمنية ما، وتضمن أن نتائج التدقيق و المراجعة الأخرى تم معالجتها مباشرة، ويجب تصميم أنظمة الرقابة الداخلية لضمان استمرار عمليات المراقبة كجزء من العمليات الداخلية، و يجب أن شمل أنظمة الرقابة الداخلية على سياسات و إجراءات لضمان أن نتائج التدقيق تتم شل سريع ووفق أطار زمي محدد.
المادة الخامسة: تأسيس وحدات أو إدارات مستقلة بالجمعية:
تنشئ الجمعية – في سبيل تنفيذ نظام الرقابة الداخلية المعتمد – وحدات أو إدارات لتقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية.
يجو ز للجمعية الاستعانة بجهات خارجية لممارسة مهام واختصاصات وحدات أو إدارات تقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية، ولا يخل ذلك بمسؤولية الجمعية عن تلك المهام والاختصاصات.
المادة السادسة: مهام وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية :
تتولى وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلية والإشراف ع تطبيقه، والتحقق من مدى التزام الجمعية وعامليها بالأنظمة واللوائح والتعليمات السارية وسياسات الجمعية وإجراءاتها.
المادة السابعة: تكون وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية:
تتكون وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية من مراجع داخلي على الأقل توصي بتعيينه لجنة المراجعة ويكون مسؤولاً أمامها. ويراعى في تكوين وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وعملها ما يلي:
أن تتوافر في العاملين بها الكفاءة والاستقلال والتدرب، وألا يكلفوا بأي أعمال أخرى سوى أعمال المراجعة الداخلية ونظام الرقابة الداخلية.
أن ترفع الوحدة أو الإدارة تقاريرها إلى لجنة المراجعة، وأن ترتبط بها وتكو ن مسؤولة أمامها.
أن تحدد مكافآت مدير وحدة أو إدارة المراجعة بناءً على اقتراح لجنة المراجعة وفقاً لسياسات الجمعية.
أن تُمكن من الاطلاع على المعلومات والمستندات والوثائق والحصول عليها دون قيد.
المادة الثامنة: خطة المراجعة الداخلية:
تعمل وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وفق خطة شاملة للمراجعة معتمدة من لجنة المراجعة، وتحدث هذه الخطة سنوياً. ويجب مراجعة الأنشطة والعمليات الرئيسة سنوياً على الأقل.
المادة التاسعة: تقرير المراجعة الداخلية :
تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً مكتوباً عن أعمالها وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشكل ربع سنوي على الأقل. ويجب أن يتضمن هذا التقرير تقييماً لنظام الرقابة الداخلية في الجمعية وما انتهت إليه الوحدة أو الإدارة من نتائج وتوصيات، وبيان الإجراءات التي اتخذتها كل إدارة بشأن معالجة نتائج وتوصيات المراجعة السابقة وأي ملحوظات بشأنها لاسيما في حال عدم المعالجة في الوقت المناسب ودواعي ذلك.
تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً عاماً مكتوباً وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشأن عمليات المراجعة التي أجريت خلال السنة المالية ومقارنتها مع الخطة المعتمدة وتبن فيه أسباب أي إخلال أو انحراف عن الخطة (إن وجد) خلال الربع التالي لنهاية السنة المالية المعنية.
يحدد مجلس الإدارة نطاق تقرير إدارة المراجعة الداخلية بناءً على توصية لجنة المراجعة على أن يتضمن التقرير بصورة خاصة ما يلي:
إجراءات الرقابة والإشراف على الشؤون المالية والاستثمارات وإدارة المخاطر.
تقييم تطور عوامل المخاطر في الجمعية والأنظمة الموجودة؛ لمواجهة التغييرات الجذرية أو غير المتوقعة .
تقييم أداء مجلس الإدارة والإدارة العليا في تطبيق نظام الرقابة الداخلية، بما ذلك تحديد عدد المرات الي أخطر فيها المجلس بمسائل رقابية (بما في ذلك إدارة المخاطر) والطرق التي عالج بها هذه المسائل.
أوجه الإخفاق في تطبيق الرقابة الداخلية أو مواطن الضعف في تطبيقها أو حالات الطوارئ التي أثرت أو قد تؤثر في الأداء المالي للجمعية، والإجراء الذي اتبعته الجمعية في معالجة هذا الإخفاق (لاسيما المشكلات المفصح عنها في التقارير السنوية للجمعية وبياناتها المالية.)
مدى تقيد الجمعية بأنظمة الرقابة الداخلية عند تحديد المخاطر وإدارتها.
المعلومات التي تصف عمليات إدارة المخاطر في الجمعية.
المادة العاشرة: حفظ تقارير المراجعة الداخلية:
يتعين على الجمعية حفظ تقارير المراجعة ومستندات العمل متضمنة بوضوح ما أنجز وما خلصت إليه من نتائج وتوصيات وما قد اتخذ بشأنها.
المادة الحادية عشرة: الأحكام الختامية (النشر والنفاذ والتعديل):
تطبق هذه اللائحة ويتم الالتزام والعمل بها من قبل الجمعية اعتباراً من تاريخ اعتمادها من مجلس الإدارة.
وتنشر هذه السياسة على موقع الجمعية الإلكتروني لتمكن جميع أصحاب المصالح من الاطلاع عليها.
يتم مراجعة هذه السياسة بصفة دورية – عند الحاجة-من قبل لجنة الرقابة الداخلية ، ويتم عرض أي تعديلات مقترحة من قبل اللجنة على مجلس الإدارة لاعتمادها.
تعد هذه السياسة مكملة لما ورد في أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية في المملكة العربية السعودية ولا تكون بديلة عنها و في حال أي تعارض بين ما ورد في اللائحة و أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية فإن أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية تكون السائدة.
اعتماد مجلس الإدارة
تم اعتماد سياسة [ نظام الرقابة الداخلية ] بجمعية الحلوة الخيرية في اجتماع مجلس الإدارة بجلسته (الخامسة)
المنعقدة بتاريخ 29 / 11/ 1443هـ الموافق 28/ 6/ 2022م
